Kısa cevap: AI workflow (yapay zekâ iş akışı), tekrar eden bir işin adımlarının bir kısmını yapay zekânın üstlendiği ve bu adımların araçlar arasında kendiliğinden ilerlediği düzenektir. Amaç, insanı işten çıkarmak değil, vakti tekrarlayan işlere gitmesin diye o adımları sıraya koymaktır.
İş akışı ve AI iş akışı arasındaki fark
Bir iş akışı, bir işin baştan sona izlediği adımlardır: bir talep gelir, biri bakar, yanıt verilir, kayıt tutulur. Klasik otomasyon bu adımları sabit kurallarla çalıştırır ("şu formdan gelen talebi şu kişiye ilet").
AI iş akışında ise bir ya da birkaç adımı yapay zekâ yapar. Yapay zekâ özellikle düzensiz metinle uğraşırken işe yarar: gelen bir mesajı sınıflandırmak, uzun bir metni özetlemek, bir yanıt ya da paylaşım taslağı yazmak gibi. Kurallarla yazması zor olan bu adımlar iş akışının içine yerleştirilir, geri kalanını (kaydı tutmak, doğru kişiye göndermek, zamanlamak) araçlar yapar.
Hangi işler otomatikleştirilebilir?
Her iş uygun değildir. Tekrar eden, adımları tarif edilebilen ve hatalı çıktının kontrol edilebildiği işler uygun adaylardır. Örnekler:
- Yapay zekâ destekli sosyal medya paylaşımı: içerik fikrinin üretilmesi, taslağın yazılması, onaya sunulması ve zamanlanması.
- Omnichannel cevap sistemleri: farklı kanallardan gelen müşteri mesajlarının tek merkezde toplanması, sınıflandırılması ve yanıt taslaklarının hazırlanması.
- Gelen taleplerin ayrıştırılması: bir form ya da e-postadaki talebin türünü belirleyip doğru kişiye yönlendirmek.
- Taslak hazırlama: teklif, rapor ya da toplantı özeti gibi metinlerin ilk taslağını çıkarmak.
Bir AI iş akışı nasıl çalışır?
Çoğu iş akışı şu beş parçadan oluşur:
- Tetikleyici: akışı başlatan olay (yeni bir mesaj, bir form gönderimi, belirli bir saat).
- Girdi: akışın üzerinde çalışacağı bilgi.
- Yapay zekâ adımı: sınıflandırma, özetleme ya da taslak yazma.
- Kontrol: çıktının otomatik ya da insan onayıyla gözden geçirilmesi.
- Çıktı: sonucun doğru yere gitmesi (yanıt, kayıt, zamanlanmış paylaşım).
Nereden başlamalı?
- Tek bir iş seçin. Her şeyi birden kurmak yerine, sizi en çok yoran ve en çok tekrar eden tek bir işle başlayın.
- Adımları yazın. İşin bugün nasıl yapıldığını adım adım çıkarın. Yazamıyorsanız, otomatikleştirmek için henüz erken olabilir.
- İnsan onayı nerede olacak? Müşteriye giden bir yanıt ya da yayınlanacak bir paylaşım gibi riskli çıktılarda başlangıçta bir insanın onayı kalsın.
- Araçları seçin. Mevcut araçlarınızla uyumlu çalışan bir çözüm tercih edin.
- Ölçün ve düzeltin. Harcanan vakit, hata sayısı ve yeniden yapılan iş gibi basit ölçüler belirleyin ve ilk haftalardan sonra akışı iyileştirin.
Nelere dikkat etmeli?
- Yanlış çıktı riski: Yapay zekâ bazen yanlış ya da uygunsuz bir çıktı üretebilir. Bu yüzden kritik adımlarda kontrol bırakmak ve hata durumunda ne olacağını önceden belirlemek gerekir.
- Kişisel veriler ve KVKK: Müşteri verisi bir yapay zekâ hizmetine gönderiliyorsa, verinin nerede ve nasıl işlendiğini, aydınlatma metnine yansıtılması gerekip gerekmediğini değerlendirmek gerekir.
- Marka dili: Otomatik üretilen metinlerin sizin dilinize ve tonunuza uyup uymadığını düzenli kontrol edin.
- Bakım: Araçlar ve kurallar zamanla değişir. İş akışı bir kez kurulup unutulan bir şey değildir.